Projektledning, organisation och kommunikation högsta prio för MAX IV:s strålrörsprogram

Styrelsen för MAX IV-laboratoriet har nu presenterat ett antal åtgärder med anledning av Vetenskapsrådets genomlysning och rekommendationer gällande strålrörsprogrammet på MAX IV.

– Vi har ett stort arbete framför oss men nu ser vi en tydligt utstakad väg för arbetet framåt, säger MAX IV:s styrelseordförande Marianne Sommarin.

– Med dessa åtgärder och de genomlysningar som har föranlett dem har finansiärer, MAX IV:s ledning och styrelse samsyn kring problemen och vad som krävs för att färdigställa strålrörsprogrammet effektivt. Vi har en världsunik anläggning i MAX IV och fler användare än de vi hittills har tagit emot väntar på att få ta den i bruk, säger Lunds universitets rektor Torbjörn von Schantz.

Åtgärderna som styrelsen nu kommer att prioritera gäller tre problem:

  • Brist på professionell projektledning
  • Otydligheter i beslutskedjan och delegationsordning i organisationen, inklusive styrelsen
  • Otillräcklig kommunikation

 

Vad gäller projektledning föreslår styrelsen att en erfaren projektledare anställs snarast som stöd till direktören. Ett projektkontor ska inrättas med system för tidsplanering, resursåtgång och ekonomisk uppföljning.

Styrelsen ska nu leta efter en ny direktör och specificera en kravprofil. En tydlig beslutskedja från golv till ledning och vice versa ska inrättas. Styrelsen ska också ta fram ett förslag på hur styrelsemötenas struktur kan ändras så att styrelsen kan få effektiv insyn i alla delar som är kritiska för framgång samt följa upp att de rekommendationer som ges genomförs på ett tillfredsställande sätt. För att det ska lyckas krävs att tydlig rapportering från projektledaren till styrelsen. Styrelsen ska också se över sin sammansättning så att det inte saknas kompetens inom kritiska områden.

Gällande bristande kommunikation till finansiärer, andra intressenter och användarna ska styrelsen föreslå förbättringar. Även förslag på interna kommunikationsplaner kan bli aktuellt.

Den 6 november ska styrelsen lämna en slutlig rapport till Vetenskapsrådet och till ledningen för Lunds universitet.

MAX IV är Sveriges största satsning på forskningsinfrastruktur och ett flaggskepp inom svensk forskning. I stora delar består MAX IV av två större projekt: Acceleratorprojektet som innefattar planering, projektering, bygg och driftsättning av acceleratorn som producerar synkrotronljus samt strålrörsprogrammet som innefattar planering, projektering, uppbyggnad och driftsättning av strålrören till experimentstationerna.

Sedan invigningen av MAX IV 2016 har acceleratorprojektet avslutats framgångsrikt och briljant ljus produceras i maskinen. Projektet har visat prov på såväl innovation och vetenskaplig utveckling i absolut världsklass.

Strålrören i strålrörsprogrammet har kommit olika långt vad gäller planering och byggande och har olika tidsplaner för när de ska tas i drift. Totalt är 16 strålrör finansierade till dags datum, tre strålrör är driftsatta och tar emot forskare och ytterligare två är i slutfasen då experter gör slutkalibrering av ljuset innan användare tar dem i bruk. Från januari 2017 fram till augusti i år har drygt 300 forskare nyttjat MAX IV för att göra experiment.

Sedan tidigare har MAX IV uppmärksammat att det finns problem kring organisation och processer vid laboratoriet. För att ge MAX IV-ledningen stöd i dessa frågor har universitetets KIA-konsulter sedan i april 2017 arbetat med processkartläggning på laboratoriet. Den slutgiltiga rapporten avlämnades i september 2018. KIA-konsulter är universitetets interna konsultstöd i förändringsarbeten inom stödverksamheten och i frågor som rör organisation, ledning och styrning. KIA-konsulternas slutsatser kring brister i projektstyrning och processer är i samstämmiga med de två nedan rapporterna, den från VR och den från SAC och MAC.

Den 9 maj inkom en rapport från MAX IV till Vetenskapsrådet, som är huvudfinansiär för MAX IV, med en uppdaterad tidsplan för strålrörsprogrammet. VR såg då att vissa strålrör var försenade med upp till 2,5 år jämfört med information de tidigare fått. I och med rapporten blev det tydligt att projektstyrningen av strålrörsprogrammet inte fungerade.

Som en åtgärd för att stötta MAX IV:s projektarbete i strålrörsprogrammet gjorde Vetenskapsrådet en genomlysning av arbetet på plats den 16–17 juli och den hade två syften: dels att förstå upprinnelsen till de rapporterade förseningarna i strålrörsprogrammet och hur de bäst ska åtgärdas, dels att ge MAX IV råd kring hur de ska kunna omstrukturera sin projektorganisation så att befintliga resurser används bättre.

Rapporten visade på allvarliga brister i projektstyrningen vid MAX IV och presenterade åtta åtgärdspunkter. Även en genomlysning som gjordes av MAX IV:s två rådgivande organ i forskningsfrågor, Scientific Advisory Committee, SAC, och Machine Advisory Committee, MAC, på uppdrag av rektor Torbjörn von Schantz visade på liknande brister som VR:s rapport.

MAX IV:s styrelse fick den 27 augusti ett uppdrag från rektor Torbjörn von Schantz att återkomma med en åtgärdsplan baserad på de åtgärder VR:s expertpanel rekommenderat i sin rapport Review of MAX IV’s Project Management.